Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Mikkelin Valkonauha ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. 

1. Rekisterinpitäjä

Mikkelin Valkonauha ry

Y-tunnus 1105725-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Päivi Nykänen

p [dot] nykanen61 [a] gmail [dot] com

050-5323093

3. Rekisterin nimi

Mikkelin Valkonauha ry:n asiakas- ja jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Mikkelin Valkonauha ry:n yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

 Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

- Jäsenpalvelut

- Jäsenviestintä

- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

- Varainhankinta

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

Rekisteröidyn henkilön perustiedot kuten:

Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten Y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyviä tietoja kuten:

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

​6. Tietolähteet

Mikkelin Valkonauha ry:n asiakas- ja jäsenrekisteriin talletetut henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyiltä asiakkailta itseltään, asiakkaan tai jäsenen käyttäessä Mikkelin Valkonauha ry:n palveluita, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.  

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan yhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot

Emme luovuta henkilötietoja EU:n/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa kaapeissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja Mikkelin Valkonauha ry:n arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.